LA NUEVA REALIDAD DE CULTURA COVID19 !FATIGA EN VIDEOLLAMADAS!
Hace pocos días en una reunión interna de nuestra empresa, descubrimos un hecho muy interesante: hoy nos encontramos más cansados al final de la jornada laboral de lo que solíamos estar; a propósito de esto, nuestro mentor Yvan Bohorquez nos comentó acerca de las menciones en internet de la expresión: “fatiga del zoom”, la cual ha aparecido cada vez más en las redes sociales y sus búsquedas en google han incrementado continuamente desde principios del mes de marzo de este año.
A partir de la crisis mundial causada por la pandemia de Covid19, hemos tenido que cambiar nuestras formas de gestionar las reuniones y en consecuencia hoy en día nos vemos obligados a planificar y ejecutar más videollamadas de las que veníamos realizando mensualmente. Al identificar este fenómeno nos vimos tentados a profundizar y analizar con mayor detalle esta realidad y preguntarnos: ¿Por qué nos resultan tan agotadoras las videollamadas? Aquí detallamos algunas razones:
Necesidad de foco y concentración: las videollamadas nos obligan a centrarnos más intensamente en las conversaciones para absorber toda la información disponible. Véalo de esta forma: cuando está sentado en una sala de conferencias participando en una reunión presencial, puede confiar en intercambios con los colegas de al lado y susurrar para ponerse al día de cualquier detalle si en algún momento se distrajo o puede pedirle una aclaratoria a su colega y/o interrumpir al expositor. Sin embargo, durante una videollamada resulta más complicado hacer esto a menos que use la función de chat privado o trate incómodamente de encontrar un momento para desconcentrar a la audiencia y pedirle a un colega que le repita.
Multitarea digital: el uso propio del dispositivo de conexión (teléfono, tableta o computador) para la realización de la videollamada hace que sea aún más fácil perder el foco, porque aunque intentemos escuchar atentamente, nuestro cerebro conectado de forma continua al mundo del internet se prepara para una serie de multitareas, tales como: revisar el correo electrónico, enviar un mensaje de texto, publicar un emoticón y actualizar las redes sociales en los mismos treinta segundos; por estas obvias razones, muchas veces no terminamos escuchando y comprendiendo la reunión dado que estamos distraídos.
Ambiente de casa: si quiere agregar más particularidades a esta situación, recuerde que ahora estamos en casa haciendo el trabajo cotidiano y existen ruidos de fondo y otros eventos propios del entorno familiar. Hoy en día es muy normal y estamos seguros que nos ha pasado a todos, el hecho de continuamente tener que pedirle a nuestros familiares de manera educada que por favor no nos interrumpan, que bajen el volumen del televisor, la música o conversaciones, o que simplemente se desconecten de internet porque la videollamada no alcanza la calidad de audio y video requerida; todo ello sin mencionar que hemos realizado “N” llamadas a nuestro proveedor de servicios de internet para entender porque está “tan lenta” nuestra conexión.
Atención a la cámara: como último elemento, pero no menos importante, observamos que muchas videollamadas tienden a durar mucho tiempo, tornándose en jornadas realmente “extenuantes” que requieren tener a la persona concentrada en la cara del colega y en nuestra propia actitud y expresiones. Esta atención constante, que limita la capacidad de utilizar nuestra visión periférica, genera de forma natural un mayor cansancio de la vista y agota el cerebro más rápidamente.
Si te ves reflejado en las descripciones anteriores y además te parecen muy malas noticias, por favor no te desesperes, tenemos muy buenas recomendaciones para ti, a partir de nuestras experiencias e investigaciones sobre el tema:
- Evita la multitarea.
Resulta natural pensar que se puede y “se debe” aprovechar la oportunidad para hacer más en menos tiempo, sin embargo, sólidas investigaciones internacionales evidencian que el hecho de tratar de hacer varias cosas a la vez reduce considerablemente nuestro rendimiento. Esto se debe a que nuestro cerebro tiene que apagar y encender ciertas partes de su funcionamiento para dar la respuesta adecuada a diferentes tipos de trabajo, por lo cual cambiar de tarea puede costarle alrededor del 40% de su tiempo productivo.
RECOMENDACIÓN: la próxima vez que esté en una videollamada, cierre todas las aplicaciones o dispositivos que puedan distraerlo (la bandeja de entrada del correo electrónico, las redes sociales y por favor guarde su teléfono y manténgase presente). Sabemos que es tentador hacer muchas cosas a la vez, sólo debes recordarte a ti mismo que en la medida que te concentres en la actividad propia que estás realizando, el mensaje será enviado/recibido de una mejor manera y estarás ofreciendo un mayor respeto a tu interlocutor.
- Construir en descansos.
Tome pequeños descansos del video durante las llamadas más largas; puede hacerlo minimizando la ventana de la videollamada o simplemente apartando su mirada de la computadora por unos segundos de vez en cuando. Hoy en día todos estamos más acostumbrados a estar participando en videollamadas; muchos jefes y supervisores prefieren realizar las reuniones de esta forma, como método de validación y control; si eres de los que piensan que es posible escuchar atentamente sin mirar a la cámara durante treinta minutos completos, también estás en lo correcto. Por supuesto que esto no es una invitación para distraerse o comenzar a hacer otra cosa, sino dejar que sus ojos descansen por un momento.
RECOMENDACIÓN: para los días en los que no puede evitar las llamadas consecutivas, considere hacer reuniones de 25 ó 50 minutos (en lugar de la media hora y la hora estándar) para disponer del tiempo suficiente para levantarse y moverse un poco durante al menos 5 ó 10 minutos. Si estás en una videollamada de una hora continua, procura no seguir inmediatamente a la siguiente sin al menos ver por la ventana o refrescar la vista y estirar las piernas; y por favor: “después de la videollamada evita seguir viendo equipos electrónicos para descansar la vista.”
- Utilizar llamadas telefónicas y correo electrónico.
Evite la “reunionitis”, este es un mal que muchas personas y organizaciones traen incluso desde antes de la pandemia y en algunos casos se ha acentuado luego de ella; es un impulso muchas veces “innecesario” de realizar reuniones para revisar aspectos que con una simple llamada telefónica o un correo electrónico pudieran resolverse fácilmente.
RECOMENDACIÓN: consulte su calendario para los próximos días y verifique si hay alguna reunión que pueda sustituirse por un informe o un correo electrónico. Revise además si el trabajo pendiente, proyecto o la actualización del estatus puede ser resuelto a través de una llamada telefónica; utilizando estos dos medios, podemos reducir considerablemente las videollamadas y ser aún más eficientes.
- Evite la configuración predeterminada de video, especialmente si no se conocen bien.
Hoy en día muchas personas tienen la tendencia a tratar el video como predeterminado para todas sus comunicaciones. En este tipo de situaciones en las que se está comunicando con personas fuera de su organización (clientes, proveedores, redes, etc.), continúe con las conversaciones a través de llamadas telefónicas tradicionales. En nuestros análisis en diferentes países, hemos evidenciado que este tema tiene importantes variantes culturales, en algunos países puede considerarse “intrusivo” solicitar una videollamada, mientras que en otros puede verse como “irrespeto” el no activar la cámara durante la sesión.
RECOMENDACIÓN: si se le pide que haga una llamada de asesoramiento profesional y no conoce a la persona con la que está hablando, quedarse sólo con el teléfono suele ser una opción más segura. Si su cliente lo contacta sin aviso, puede rechazarlo y sugerirle una llamada. Hoy no hay una norma al respecto, prevalece el sentido común y el establecer claramente las reglas en la convocatoria.
- Cancele los ruidos de fondo y ambientales.
Los ruidos de fondo o ruidos ambientales, así como las ocurrencias de un bebé que se escuchan a través del micrófono abierto de un participante que se ausentó momentáneamente de una reunión, se han vuelto un fenómeno que nos distrae, desconcentra, nos causa risa y hasta se han convertido en temas virales y graciosos en las redes sociales.
RECOMENDACIÓN: la mayoría de las plataformas de reuniones virtuales (Zoom, Google Hangouts, Skype, Slack y TeamSpeak) han colocado nuevas configuraciones de cancelación de ruidos de fondo, utilícelas. Adicionalmente, existen soluciones de software especializadas en este tema, como: https://krisp.ai/ que funcionan para cualquiera de los sistemas de videollamadas actuales.
Para algunos estas recomendaciones pueden resultar cambios significativos y aparentemente difíciles de seguir (especialmente el de resistir la necesidad de navegar entre aplicaciones durante su próxima videollamada). Sin embargo, no son complicadas, sólo es cuestión de actitud y decisión. Tenga la plena confianza que seguir estos pasos le ayudará a sentirse menos agotado ante la idea de otra videollamada.
Muchos hemos experimentado el “agotamiento” generado por la cantidad de cambios que esta nueva normalidad que llamamos “Cultura Covid19” ha traído a nuestras vidas, por esa razón le invitamos a hacer que las videollamadas sean un poco más fáciles y llevaderas para usted durante su día.
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Yvan Bohorquez / Henry Rodríguez / Simón Rausseo